L’OPÉRA NATIONAL DU RHIN recrute un assistant gestion administrative du personnel [F/H]

MISSIONS GENERALES

ACTIVITES PRINCIPALES

• Vérifie les demandes d’engagements, applique et veille au respect des procédures et des différentes règles applicables
• Informe, conseille et sécurise les pratiques auprès des chefs de services
• Etablit les contrats d’engagements, et éventuels avenants, ainsi que tous les documents afférents à l’engagement
• Prépare des éléments de paies, établit les décomptes, et transmet pour mise en paiement
• En cas d’engagement de personnel intérimaire, transmet les demandes et enregistre les contrats d’intérim

Gestion des carrières du personnel permanent

• Prépare les contrats d’engagements et documents règlementaires liés à l’engagement, établit les avenants, certificats de travail, etc
• Rédige et contrôle les actes administratifs liés à la gestion des carrières (positions administratives, promotions, cessations de fonction, contrats, retraites, etc), et transmet au contrôle de légalité si requis
• Met en œuvre, suit les échéanciers et agende les dispositifs de déroulement de carrière (fin de contrat, période essai, avancements, …), dans le respect des règles applicables
• Attire l’attention et établit les prévisions d’évènements à court, moyen et long terme

Gestion des demandes de stage

• Traite les différentes demandes de stage avec les services concernés et en valide la faisabilité
• Contrôle, complète et suit les conventions de stage
• Suit et agende les accueils des stagiaires, complète ou fait compléter les bilans et évaluations demandées
• Etablit et met à jour les tableaux statistiques

Gestion administrative du personnel

• Procède aux déclarations réglementaires liées aux engagements, aux demandes d’autorisations de travail pour le personnel de nationalité étrangère et en suit les échéances, aux déclarations de détachements éventuels, et alerte sur les anomalies, dysfonctionnements et risques le cas échéant
• Organise la constitution, la mise à jour, et l’archivage des dossiers individuels des agents
• Etablit les déclarations AT auprès des organismes sociaux, et les attestations liées
• Met à jour les supports de suivi RH (nouveaux arrivants, intermittents, etc)
• Informe, oriente et conseille les salariés sur les droits et obligations, et les démarches à effectuer
• Relations avec les partenaires extérieurs (préfecture, trésorerie, URSSAF, Mutuelle etc.)
• Assiste la directrice des ressources humaines dans toutes ses tâches et pour tous travaux administratifs du service

Dossiers ponctuels, activités spécifiques

• Instances représentatives : en charge de l’organisation des élections des représentants du personnel, et pourra être amené(e) à préparer des dossiers à soumettre lors des réunions
• Instruit et suit les demandes de distinctions honorifiques de travail
• Participe à l’établissement des tableaux statistiques, contribue à la réalisation d’études, de projections sur les effectifs, coûts, etc, propose des indicateurs de suivi et analyser les résultats
• Constitue et met à jour une base de données intranet
• Dans son domaine, veille sur l’actualité sociale, contrôle l’application des statuts, des règlements et procédures internes de fonctionnement, et propose des solutions pour adapter et sécuriser les applications
• Le cas échéant, et en cas de besoin, peut être amené(e) à effectuer la saisie des éléments des paies (éléments fixes et/ou variables)

COMPETENCES ET QUALITES :

Compétences

• Bac +2 minimum, licence professionnelle en administration/gestion du personnel, gestion des ressources humaines.
• Expérience impérative dans le domaine de la gestion du personnel titulaire et contractuel de la fonction publique territoriale, ou issu du secteur artistique privé.
• maitrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel,…) et de logiciels de gestion des ressources humaines incontournables (sPAIEctacle et CEGID Carrus souhaités)
• onnaissance des principes fondamentaux des règles statutaires des établissements publics (et notamment des syndicats intercommunaux), de la carrière territoriale, du Code du travail et de la législation sociale
• Connaissance du fonctionnement du contrôle de légalité et des finances publiques

Qualités

• Disponibilité et souplesse pour répondre aux différentes sollicitations quotidiennes, mais aussi réactif(ve) pour faire face à des urgences et aux priorités
• Organisé(e) et méthodique pour répondre aux échéances régulières et au respect impératif des délais de traitement et de transmission des éléments ou documents administratifs
• Fiabilité et rigueur impératifs
• Possédant un bon relationnel et une aisance dans les relations inter-personnelles, mais tout en sachant respecter les obligations de confidentialité et la discrétion indispensable requise par le poste
• Capacité d’analyse, d’initiative et force de proposition