Collaborateur-trice direct-e du directeur du Conservatoire, la/le secrétaire de direction est chargé-e d’assurer son secrétariat et de l’assister dans la gestion administrative de l’établissement.
Description des missions, activités
Activités principales
- Assurer le secrétariat de direction de l’établissement et plus particulièrement celui du directeur et de la directrice adjointe : rédaction de courriers, de notes diverses, de comptes-rendus et rapports.
- Gérer le courrier : tri, enregistrement, diffusion, fax.
- Assurer la transmission d’informations administratives générales au sein de la direction.
- Gérer l’agenda du directeur, de la directrice adjointe et de la directrice des études.
- Organiser les réunions et préparer les dossiers.
- Assurer la saisie, l’enregistrement et le suivi des délibérations.
- Etre le/la référent-e «moyens généraux» et «marchés voyages et déplacements».
- Participer à l’enregistrement des dossiers d’inscriptions en liaison avec le service scolarité, finances et logistiques.
- Assurer les affiliations des étudiants-es à la sécurité sociale.
- Constituer les jurys des examens et des concours d’entrée, organiser leur accueil en lien avec le gestionnaire de scolarité.
- Coordonner et organiser les concours d’entrée.
- Assurer l’organisation administrative et logistique du prix Boëllmann Gigout.
- Participer à l’accueil des délégations étrangères et à l’organisation des colloques et événements exceptionnels.
- Assurer le classement et l’archivage.
Activités secondaires
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’administration en cas de besoin.
- Remplacer ses collègues en cas de besoin.
Profil
- BTS assistant de direction ou équivalent.
- Expérience dans le domaine du secrétariat et expertise des techniques de secrétariat.
- Expertise des outils bureautiques (Word, Excel, Elise, Airs-délib et des NTIC).
- Connaissance des règles administratives et des circuits de communication.
- Connaissance du fonctionnement pédagogique du Conservatoire.
- Grande faculté d’adaptation et polyvalence des tâches à assumer.
- Sens de l’organisation, rigueur et méthode, autonomie.
- Aisance rédactionnelle.
- Qualités relationnelles, discrétion, diplomatie.
- Maîtrise de l’anglais exigée, d’une autre langue appréciée.
- Bonne présentation.
Condition de travail et Environnement
- Disponibilité requise ponctuellement en fonction de l’organisation d’évènements en soirée et/ou le week-end.
N° annonce : E0393604720
Direction : Direction de la culture
Service : Conservatoire
Grade : rédacteur à rédacteur principal de 1ère classe
Date limite de dépôt des candidatures : 08/05/2016